Supresión de Certificados en Soporte Papel

Supresión de Certificados en Soporte Papel
El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas ha indicado que el órgano cedente de los datos de IDENTIDAD tiene previsto a partir del 3 de octubre de 2016 únicamente admitir consultas de este servicio en las que se especifique el primer apellido o el año de nacimiento de la persona de la cual se consultan sus datos. El primer apellido deberá indicarse tal y como aparezca en el documento de identidad de la persona.

En el artículo 28.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, se establece que los interesados no estarán obligados a aportar al procedimiento administrativo documentos que hayan sido elaborados por cualquier Administración siempre que el interesado haya expresado su consentimiento a que sean consultados o recabados dichos documentos así como que las Administraciones Públicas podrán recabar los documentos electrónicamente mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos.

Mediante Convenio de fecha 11 de mayo de 2016 de colaboración entre la Administración General del Estado (MINHAP) y la Comunidad Autónoma de Andalucía para la prestación mutua de soluciones básicas de administración electrónica, los órganos responsables de los procedimientos administrativos de la Administración de la Junta de Andalucía pueden acceder a los servicios de consulta de datos disponibles en la Plataforma de Intermediación de Datos, disponiendo así de un posible medio válido para lo dispuesto en el artículo 28.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, con el objetivo de eliminar el requisito de la presentación por la ciudadanía de documentación acreditativa que obra en poder de otras Administraciones Públicas o de otros órganos de la Administración de la Junta de Andalucía, de manera que los datos que acreditaban las fotocopias y certificados en soporte papel puedan ser consultados por medios electrónicos.

El Decreto 68/2008 de 26 de febrero por el que se suprime la aportación de la fotocopia de los documentos identificativos oficiales y del certificado de empadronamiento en los procedimientos administrativos de la Administración de la Junta de Andalucía y se establece la sede electrónica para la práctica de la notificación electrónica (BOJA núm. 43 de 3 de marzo) tiene como objeto la supresión de la exigencia de aportar tales documentos por parte de quienes tengan la condición de persona interesada respecto de los procedimientos.

Existen dos servicios para la consulta de datos de residencia: con fecha de la última variación padronal y de ámbito geográfico. Para los mismos se deberá tener en consideración el documento de uso de los servicios de datos de residencia disponible en el apartado de Documentación en esta misma página. En todos los casos, la consulta de datos se refiere a una sola persona (certificado individual). No resulta posible la obtención telemática de "certificados de empadronamiento colectivos" en los que consten todos los miembros de una unidad familiar en un determinado domicilio o se acredite la residencia continuada para un determinado periodo de tiempo.

El servicio de consulta de datos de residencia no puede utilizarse para lo dispuesto en el artículo 41.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Los servicios para la consulta de datos de residencia por defecto no devuelven datos de domicilio, municipio, provicia, etc. para personas que no residan en Andalucía salvo que por parte del órgano responsable del procedimiento se justifique la necesidad de disponer de tales datos atendiendo a los requisitos que se expresen en la norma reguladora del correspondiente procedimiento.

En la Junta de Andalucía el escenario de uso de los servicios de consulta de datos, con carácter general, preferente y exclusivo en determinados servicios, es el acceso automático mediante servicios web desde los sistemas de información y aplicaciones informáticas de las Consejerías y entidades responsables de los procedimientos, que deberán realizar las actuaciones técnicas para la integración con la plataforma. En determinados servicios, como medida facilitadora en tanto se desarrollan e integran los sistemas y aplicaciones de las Consejerías y entidades, se pueden realizar las consultas a través de una herramienta informática de usuario final, desde la cual el usuario habilitado para un determinado procedimiento podrá realizar la petición de los datos y recibirá interactivamente la respuesta en tiempo real.

El sistema realiza una exhaustiva auditoría de las peticiones de datos realizadas. Se registran las peticiones de servicio realizadas por las Consejerías y Organismos: ¿qué datos se piden? ¿quién es el titular de esos datos? ¿cuándo se piden? ¿con qué finalidad? Los usuarios administradores de las Consejerías y Organismos puden acceder a la auditoría o registro de sus peticiones. No se deben realizar consultas reales (producción) con propósitos de prueba.

La consulta de datos precisará el consentimiento de la persona interesada o titular de los mismos, salvo que una norma de rango de ley autorice dicha consulta, el cual deberá constar en la solicitud de iniciación del procedimiento, no pudiendo realizarse consulta alguna en caso de no contar con el consentimiento de forma fehaciente. Los impresos o formularios de solicitudes de iniciación de procedimientos administrativos deberán adecuarse para recoger dichos consentimientos. La consulta a los datos deberá realizarse con una finalidad concreta, que quedará recogida en el momento de la consulta. La información obtenida sólo podrá utilizarse para dicha finalidad. Es responsabilidad de los órganos usuarios de los servicios la custodia de dicho consentimiento y la puesta a disposición del organismo cedente de los datos si se le requiere, al menos durante un plazo mínimo de dos años desde la realización de la consulta. Asimismo, se deberá verificar lo dispuesto en el artículo 12.3 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, así como en la normativa específica de la Junta de Andalucía, en particular el artículo 38.2 de la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía y el Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, y desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.
 

Para recabar el consentimiento de las personas interesadas para la consulta de sus datos, se deberá delimitar y concretar en los formularios respecto de qué datos se recaba el consentimiento, mediante un acto afirmativo claro que refleje una manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca. No se consideran válidos consentimientos de índole generalizada. En todo caso se debe permitir a las personas interesadas adoptar de manera efectiva una decisión respecto de la aportación de los datos o documentos que se les requieren de manera que en los formularios puedan expresar que no prestan su consentimiento para la consulta de los mismos. El silencio, las casillas ya marcadas o la inacción no deben constituir consentimiento.

La redacción tipo para recabar el consentimiento expreso de una persona interesada, por ejemplo para el caso de datos de residencia, es la siguiente:

Marque una de las opciones.
[  ] La persona abajo firmante presta su CONSENTIMIENTO para la consulta de sus datos de residencia a través del Sistema de Verificación de Datos de Residencia.
[  ] NO CONSIENTE y aporta fotocopia autenticada del certificado de empadronamiento.
 
El consentimiento para la consulta telemática de los datos deberá recabarse para todas y cada una de las personas de manera individualizada, debiéndose articular un medio para ello en los formularios en el caso de unidades familiares o multiplicidad de personas interesadas, debiéndose circunscribir las consultas únicamente al conjunto de personas que hayan expresado el consentimiento.

En el caso de los servicios de datos intermediados al amparo del Convenio con el Ministerio competente en materia de administración electrónica, en los requisitos de los procedimientos como en los consentimientos, no se debe hacer referencia a la denominación concreta del órgano cedente de los datos (Instituto Nacional de Estadística en el caso de datos de residencia y Ministerio del Interior en el caso de los datos de identidad). En su lugar, se pueden utilizar referencias al Servicio de Verificación de Datos correspondiente.

Para la utilización de los servicios provistos por la plataforma sin el consentimiento expreso de la persona al amparo de una norma con rango de Ley ello debería indicarse de tal manera en la propia norma. En la actualidad está pendiente que se determinen, para los servicios cuya consulta se realiza a través de la Plataforma de intermediación del Ministerio de Política Territorial y Función Pública, redacciones que se consideren válidas para el texto de la norma. En particular, para el servicio de datos de residencia el órgano cedente de tales datos NO considera válida una redacción en la norma como la siguiente: "La presentación de la solicitud conllevará la autorización al órgano gestor para recabar los datos etc". Por tanto, en tales casos se deberá solicitar conformidad preliminar al texto de la norma así como al correspondiente formulario.

El sistema o usuario que solicita los datos no debe usar, tratar, procesar o almacenar aquellos no estrictamente necesarios e indispensables para el trámite administrativo correspondiente, explícitamente recogidos en su normativa reguladora. La realización de consultas masivas o de un gran número de consultas de manera continuada en un periodo de tiempo, deberá ser comunicada y acordada previamente con el soporte técnico de la plataforma.

Mediante Convenio de fecha 12 de septiembre de 2011, los servicios telemáticos de datos de familias numerosas y personas con discapacidad están a disposición de las universidades públicas andaluzas para facilitar y agilizar el acceso a los datos de las personas con derecho a disfrutar de beneficios en los centros universitarios de esta Comunidad.

Para habilitar la consulta telemática de datos para un determinado procedimiento, en primer lugar se ha de solicitar el alta del procedimiento, mediante el correspondiente formulario disponible a tal efecto, a fin de comprobar, por parte de los responsables de la plataforma, lo relativo a los consentimientos, formularios administrativos y normativa reguladora, así como proceder a la codificación del procedimiento y su incorporación al sistema. No se admitirán procedimientos o finalidades en los cuales los formularios en los que se recoge el consentimiento de las personas interesadas no estén debidamente inscritos en el correspondiente Registro (artículo 2 del Decreto 260/1988, de 2 de agosto, por el que se desarrollan atribuciones para la racionalización administrativa de la Junta de Andalucía) ni publicados en Boletín Oficial. La solicitud de alta del procedimiento o finalidad se ha de realizar lo antes posible una vez realizada la correspondiente publicación en Boletín Oficial de la norma reguladora en cuestión e inscripción en el Registro de Procedimientos Administrativos y Sistema de Información Administrativa (SIA) a fin de poder contar con la posibilidad efectiva de actuación, en su caso, para solventar posibles problemas en las comprobaciones y gestiones a realizar por parte de los responsables de la plataforma.

Es responsabilidad de las Consejerías y entidades usuarias de los servicios de la plataforma el mantenimiento y actualización de los procedimientos incorporados, en particular respecto de los cambios de normas reguladoras y los procedimientos con periodicidad (p.e. convocatorias anuales) debiéndose realizar solicitudes diferenciadas de alta en cada caso. Asimismo, será fundamento de la realización de baja en la plataforma la no utilización de un servicio durante un periodo de tiempo de un año.

Para la habilitación de consultas para un procedimiento los órganos cedentes de los datos requieren, para su validación, la norma que establece el procedimiento o en la que se ampara el mismo, los artículos de la misma en los que figura la necesidad de justificar o acreditar como requisito el dato o certificado para el cual se quiere realizar las consultas y el formulario con lo relativo al consentimiento o autorización para las consultas. Con carácter general el consentimiento no puede ser tácito de manera que el mero hecho de presentar la solicitud suponga el consentimiento o autorización para las consultas.

Preferentemente las consultas se realizarán desde los propios sistemas de información y gestión electrónica de los procedimientos en las Consejerías y entidades. La utilización de la herramienta informática de usuario final desarrollada por el órgano responsable de la Plataforma en la Junta de Andalucía, para un elevado número de personas usuarias o finalidades, deberá ser acordada previamente con la entidad interesada.

Para la utilización de los servicios por parte de los sistemas de información se deberá garantizar:

1. La adecuación del sistema para garantizar que únicamente se realicen consultas de datos correspondientes a los procedimientos expresamente habilitados.
2. La implantación en el sistema de los mensajes y avisos oportunos para que los usuarios tramitadores realicen, en las tareas de grabación de datos y durante la tramitación, las necesarias comprobaciones en cuanto a la existencia de los consentimientos para las consultas telemáticas de datos, de acuerdo con los formularios aportados por las personas interesadas, no realizándose consulta alguna a menos que los usuarios gestores hayan expresado en el sistema (por ejemplo, mediante la cumplimentación de un elemento tipo "checkbox") que han realizado las citadas comprobaciones y se verifica la existencia de los consentimientos de manera fehaciente expresados en los formularios administrativos, debiéndose asimismo registrar el concreto usuario gestor que realiza las comprobaciones en cada caso y las consultas.

3. La incorporación a los manuales de usuario del sistema, de contenidos relativos a lo expresado en el punto anterior.

Durante el desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información usuarios de los servicios y en especial en las tareas de diseño, codificación y pruebas, se deberá prestar especial atención a la verificación de las garantías y directrices establecidas para la utilización de los servicios. En particular, en el caso de incorporación de nuevos procedimientos gestionados en el sistema, o cambios de normativa reguladora, que los mismos están expresamente incorporados en la Plataforma, con su correspondiente normativa reguladora.

Las solicitudes referidas a los servicios provistos por esta plataforma deben remitirse a la siguiente dirección:

Dirección General de Política Digital
Consejería de Economía, Hacienda y Administración Pública
C/Juan Antonio de Vizarrón. Edificio Torretriana.
41092 Sevilla

Las solicitudes relativas a procedimientos y a usuarios en la herramienta de usuario SCSP deberán ser suscritas al menos por la persona titular de la Secretaría General Técnica de la Consejería responsable del procedimiento, o equivalente en una entidad. Las solicitudes relativas a sistemas informáticos o aplicaciones deberán ser suscritas al menos por la persona titular de la unidad TIC de la Consejería o entidad.

Para la realización de solicitudes de alta de procedimientos, en caso de que el formulario en el cual se recaba el consentimiento para la consulta de datos no esté publicado en la normativa reguladora que se indique en la solicitud, se deberá adjuntar a la misma copia del formulario y se indicará la dirección (URL) en la cual esté publicado.

En las solicitudes de acceso y en la utilización de los servicios se atenderá al principio de proporcionalidad de manera que los servicios se circunscriban a datos o documentos requeridos a la ciudadanía en las correspondientes normas reguladoras de los procedimientos y para los cuales se recaba el consentimiento expreso para su consulta.

Existe la posibilidad, con carácter preliminar a su publicación, de solicitar si un formulario se considera correcto en lo relativo a la formulación del consentimiento para la consulta de datos. Ello, en particular, si se utilizan fórmulas diferentes a la redacción tipo y si se pretendiera la realización de consultas sin el consentimiento expreso de las personas, al amparo de una norma con rango de Ley. Para articular la solicitud, se puede utilizar la funcionalidad de "Gestión de incidencias, consultas y solicitudes" disponible en esta web, adjuntándose el borrador o proyecto de formulario en cuestión, así como, en su caso, de la norma con rango de LeySe realizará la oportuna gestión al respecto con el órgano responsable de la Plataforma de Intermediación de Datos, del Ministerio de Política Territorial y Función Pública, y se informará del resultado.

Se considerará como uso irregular o indebido la consulta de datos relativa a interesados concretos cuyas solicitudes o expedientes no se encuentren tramitándose en los procedimientos, trámites o servicios autorizados o de aquellos sobre los que no conste su consentimiento expreso.

Actualmente está en proceso la implantación de los siguientes servicios:

* Servicio de consulta del histórico de las prestaciones del registro de prestaciones sociales públicas, incapacidad temporal, maternidad y paternidad (datos provistos por el Instituto Nacional de la Seguridad Social).
* Servicio de consulta de salario social etc. datos provistos por la Consejería de Igualdad y Políticas Sociales) para su puesta a disposición de las demás AA.PP en la Plataforma de Intermediación de Datos.
* Servicio de consulta de licencias de caza y pesca continental (datos provistos por la Consejería de Medio Ambiente y Ordenación del Territorio).
* Servicio de consulta de licencias de pesca marítima de recreo (datos provistos por la Consejería de Agricultura, Pesca y Desarrollo Rural).
* Servicio de consulta de Tarjeta Andalucía Junta sesentaycinco (datos provistos por la Agencia de Servicios Sociales y Dependencia de Andalucía).

Actualmente está en proceso la incorporación de los servicios de consulta de datos a la plataforma NEXO (instancia WSO2) de interoperabilidad de la Consejería de Economía, Hacienda y Administración Pública.

Documentación
Documentación para la herramienta de usuario SCSP