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Copias autenticadas electrónicamente

Se trata de una sencilla aplicación informática para la expedición de copias autenticadas electrónicamente de documentos originales en soporte papel. Dicha copia se realizará produciendo un fichero en un formato que permita mostrar en la pantalla del ordenador la imagen obtenida y exacta del documento original a cotejar. Se trata de un fichero PDF generado por un proceso de "escaneado" del documento original. Se realizará una diligencia de autenticación electrónica (firma) por parte del funcionario que autentica la copia, para lo cual se requiere que éste disponga de certificado electrónico o DNI electrónico. En la diligencia electrónica se muestra la identificación del firmante de la copia autenticada, así como del centro directivo u órgano al que está adscrito y del puesto de trabajo que ostenta dentro del mismo.

El acceso y utilización de la herramienta por parte de una persona será posible si está adscrita a una Consejería o Agencia previamente habilitada y si tiene la condición de personal funcionario en activo. Estas condiciones se verifican en tiempo real, durante el proceso inicial de autenticación de usuarios, mediante consulta telemática al sistema SIRhUS de la Junta de Andalucía. Los datos de Consejería o entidad, órgano o centro, puesto de trabajo y lugar, que se muestran en la diligencia de compulsa generada, proceden del sistema SIRhUS. La expedición de la copia no acredita que la persona firmante ha comprobado la veracidad y autenticidad de los datos contenidos en el documento o del propio documento, salvo que se diga expresamente. Su validez o suficiencia a efectos del procedimiento administrativo que deba resolverse por el órgano administrativo de destino dependerá de los requisitos de la normativa que rija tal procedimiento.

El propósito es facilitar, con plenas garantías de validez e interoperabilidad, la tramitación electrónica integral incorporando a los sistemas informáticos y repositorios electrónicos, imágenes electrónicas de los documentos en soporte papel, así como facilitar la remisión electrónica o puesta a disposición de otras entidades de documentación original en soporte papel que obre en las unidades administrativas de la Junta de Andalucía.
 
La imagen electrónica será fiel al documento origen, para lo cual representará su aspecto y contenido, respetará su geometría en tamaños y proporciones, y no contendrá caracteres o gráficos que no figurasen en el mismo. Como principio general, se deberá escaner en escala de grises y con resolución de 200 ppp. Solo se deberá escanear a color cuando el documento origen se presente con color y contenga información asociada al mismo, de manera que el color suponga información relevante para la interpretación del documento y se considere necesario para garantizar que la imagen electrónica sea fiel al documento. Si procede, se puede realizar una optimización automática de la imagen electrónica para garantizar su legibilidad, de modo que todo contenido del documento origen pueda apreciarse y sea válido para su gestión (umbralización, reorientación, eliminación de bordes negros, u otros de naturaleza análoga). Se debe comprobar que no se ha "perdido" ninguna hoja del documento ni que se han introducido en la imagen electrónica, debido al proceso de digitalización, nuevas "hojas en blanco" (por ejemplo, por estar configurado el escáner en modo de doble cara y el documento únicamente presenta contenido por una sola cara). El resultado de la digitalización deberá ser un fichero PDF que admita búsquedas de texto.
 
La ordenación administrativa en esta materia es la siguiente:

* Artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

* Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos.

* Capítulo IV del Decreto 204/1995, de 29 de agosto, por el que se establecen medidas organizativas para los servicios administrativos de atención directa a los ciudadanos.

* Orden de 11 de octubre de 2006 por la que se establece la utilización de medios electrónicos para la expedición de copias autenticadas.

Las personas usuarias de esta herramienta deberán utilizar sistemas de firma electrónica basada en el Documento Nacional de Identidad o mediante tarjetas criptográficas incorporadas en la actualidad al Catálogo de Bienes y Servicios Homologados de la Junta de Andalucía.

Las copias auténticas se expedirán a partir de documentos con calidad de original o copia auténtica. 

La realización de copias autenticadas electrónicamente NO habilita para la destrucción del documento original en soporte papel ni exime del deber y responsabilidad de su conservación, custodia y archivo.

La utilización de esta herramienta requiere que la Consejería o entidad usuaria haya realizado la integración de un repositorio para la custodia en el mismo de las copias electrónicas expedidas por sus usuarios.