El Esquema Nacional de Interoperabilidad comprenderá los criterios y recomendaciones de seguridad, normalización y conservación de la información, de los formatos y de las aplicaciones que deberán ser tenidos en cuenta por las Administraciones públicas para asegurar un adecuado nivel de interoperabilidad organizativa, semántica y técnica de los datos, informaciones y servicios que gestionen en el ejercicio de sus competencias y para evitar la discriminación a los ciudadanos por razón de su elección tecnológica.

Su ámbito de aplicación es el establecido en el artículo 2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio. Por tanto, se aplica a la Administración de la Junta de Andalucía, sus entidades de derecho público vinculadas o dependientes, a la ciudadanía en sus relaciones con las Administraciones Públicas, y a las relaciones con otras Administraciones Públicas.

Elemento nuclear en el Esquema es la creación de un repositorio electrónico, destinado a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos, complementario y equivalente en cuanto a su función al archivo convencional de oficina en primer lugar. En un repositorio electrónico se almacenan y administran datos y documentos electrónicos, y sus metadatos. Se implementa mediante una aplicación específica para el almacenamiento fiable de los documentos electrónicos y sobre el mismo deben implantarse los procesos de gestión de documentos electrónicos.

En el Esquema Nacional de Interoperabilidad no se establecen previsiones con respecto a la forma de implementación a nivel interno de los metadatos que forman parte de un documento electrónico. Sólo en el caso en que un documento electrónico intervenga en un proceso de intercambio, la implementación de sus metadatos, junto al resto de sus componentes, se deberá realizar según la estructura y condiciones de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico.

Los requisitos de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico no afectan a la implementación interna del expediente. Las implantaciones específicas se deberán diseñar valorando la necesidad de aplicar requisitos adicionales en función de las circunstancias específicas. La norma no hace previsiones con respecto a la forma de implementación a nivel interno de los diferentes componentes de un expediente electrónico (índice, documentos y metadatos) fuera de operaciones de intercambio. No establece ninguna consideración relativa al tratamiento del índice electrónico a nivel interno. En todo caso, se debe permitir la traslación de la información a la estructura XML indicada en la norma en caso de intercambio.

Al igual que para cualquier documento electrónico, la forma de implementación de los metadatos de un expediente electrónico para su tratamiento y gestión a nivel interno es en principio libre y, como tal, deberá ser diseñada en base a las necesidades, criterios y normativa específica aplicable. Sólo en el caso en que el expediente electrónico intervenga en un proceso de intercambio, la implementación de sus metadatos mínimos obligatorios, junto al resto de sus componentes, se realizará según la estructura y condiciones establecidas en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónica.

La definición, incorporacion y gestión de los metadatos de los documentos y expedientes electrónicos a lo largo de su ciclo de vida deberá realizarse de conformidad y bajo la referencia general del Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE) cuya última versión (2.0) se publicó en septiembre de 2016. El Esquema es una documentación complementaria a la Norma Técnica de Política de gestión de documentos electrónicos y tiene un carácter general, aplicable en distintos ámbitos y con  diferentes grados de complejidad.

En relación con la interoperabilidad semántica, las Consejerías y entidades deben identificar y, tras su valoración, en su caso, publicar los modelos de datos sectoriales relativos a materias sujetas a intercambio de información con la ciudadanía, otras Administraciones Públicas y entidades, a través del Centro de Interoperabilidad Semántica de la Administración (CISE). Asimismo, emplear las definiciones y codificaciones de interés estadístico conformes a la Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública.

Lo dispuesto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y las normas técnicas de interoperabilidad sobre firma electrónica basada en certificados se aplica a la firma electrónica en documentos, intercambios de información, datos, etc. que realizan las Administraciones Públicas. También se aplica a las firmas que realiza la ciudadanía a través de las herramientas disponibles en sedes electrónicas, oficinas virtuales, etc. ya que estas firmas van dirigidas a la Administración. Si un ciudadano aporta en algún momento documentos privados ya firmados, el hecho de que esos documentos privados no se ajusten a lo dispuesto sobre firma electrónica en las Administraciones Públicas no es razón suficiente para rechazar su validez.

En la Herramienta Centralizada de Verificación está disponible una funcionalidad de visor de documentos y expedientes electrónicos conformados de acuerdo con la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico y la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico.

Actuaciones básicas y prácticas para adecuarse al ENI

• Mantener actualizada la información de los procedimientos en el Registro de Procedimientos Administrativos (RPA) de la Junta de Andalucía.
• Adaptar los sistemas de gestión de expedientes administrativos para que todo expediente esté vinculado a un procedimiento en el RPA. Esto es compatible con que los sistemas puedan seguir utilizando codificaciones particulares de números o códigos de procedimiento ya existentes.
• Adaptar los sistemas de gestión de expedientes administrativos para utilizar la codificación de unidades del Directorio Común (DIR). Esto es compatible con que los sistemas puedan seguir utilizando codificaciones particulares de unidades que atiendan a un diseño anterior y propio de cada Consejería o ámbito sectorial.
• Adaptar los sistemas de gestión de expedientes administrativos para capturar los metadatos mínimos obligatorios definidos en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico y en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico.
• Adaptar los sistemas de gestión de expedientes administrativos para capturar, en el momento procedimental adecuado, los metadatos de clasificacion funcional y calificación documental definidos en la Política de gestión de documentos electrónicos de la Junta de Andalucía.
• Adaptar los sistemas de gestión de expedientes administrativos para generar la estructura de intercambio definida en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico, incluyéndose la generación y firma del índice electrónico.
• Crear repositorios electrónicos para los documentos y expedientes electrónicos.
• Integrar con la Herramienta Centralizada de Verificación los sistemas/repositorios que custodien documentos firmados electrónicamente.
• Integrar con la Plataforma SCSP los sistemas de gestión de expedientes administrativos.
• Integrar con la Carpeta Ciudadana los sistemas de gestión de expedientes administrativos.
• Implantar en los sistemas el protocolo ENIDOCWS para que puedan acceder, a partir de sus códigos seguros de verificación, a documentos electrónicos de otros sistemas, incluso de otras Consejerías y entidades.
• Implantar en los sistemas el protocolo ENIEXPWS para puedan acceder, a partir de sus códigos seguros de verificación, a expedientes electrónicos de otros sistmas, incluso de otras Consejerías y entidades.
• Adaptar los procesos y herramientas de digitalización de documentos en soporte papel, para que se cumpla lo dispuesto en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos.
• Adaptar los procesos de generación y remisión de documentos y ficheros para que siempre se utilicen estándares y formatos recogidos en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares.
• Asegurar, en las aplicaciones que generen firma electrónica, que se siguen las directrices expresadas en el apartado correspondiente a la plataforma @firma en la web de soporte de administración electrónica de administración electrónica y que las firmas electrónicas generadas se validan correctamente en la herramienta VALIDe.