Glosario de términos

 

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A

Actuación administrativa automatizada
Cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público.
Está regulada en los artículos 41 y 42 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
La realización de actuaciones administrativas automatizadas, bajo el principio de proporcionalidad en la utilización de los medios electrónicos, debe ser uno de los criterios para la gestión electrónica de los procedimientos. Permite simplificar y racionalizar los procesos de firma electrónica y hacerlos más ágiles y usables.

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B

C

Copia electrónica auténtica
Documento electrónico generado a partir de un documento origen mediante un procedimiento conforme con la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos y el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Se puede realizar mediante funcionario habilitado (en cuyo caso la copia estará firmada electrónicamente por el funcionario) o mediante actuación administrativa automatizada (en cuyo caso la firma de la copia se realizará mediante un sello electrónico). Tiene la misma validez y eficacia que el documento sobre la que se expide.

CSV (Código Seguro de Verificación)
Código alfanumérico generado automáticamente por las aplicaciones en las cuales se firman documentos electrónicos. Si el documento está custodiado en un sistema o repositorio integrado con la HCV entonces, aportando en esta herramienta el CSV de un documento, se puede recabar el documento original firmado.
Es habitual indicar estos códigos en los denominados "informes de firma" generados por las aplicaciones, por ejemplo la herramienta Portafirmas, de manera que las personas que disponen de copias en soporte papel de documentos electrónicos puedan contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso en la HCV al documento electrónico original firmado que está custodiado en un sistema o repositorio de una Consejería o entidad.
Las aplicaciones también pueden generar estos códigos para los expedientes electrónicos que gestionen, lo que posibilita que los sistemas y repositorios integrados con la HCV puedan intercambiar los expedientes electrónicos.

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D

Digitalización
El proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento. Debe ser conforme con la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos.

DIR (Directorio Común)
El Directorio Común es un inventario unificado y común a todas las AA.PP. de las unidades orgánicas y organismos públicos, sus oficinas de registro y atención a la ciudadanía y sus unidades de gestión económica-presupuestaria, bajo un criterio de mantenimiento distribuido y corresponsable de la información. Es un instrumento básico para la interoperabilidad entre AA.PP.
La información de la Junta de Andalucía en el Directorio Común se gestiona de manera centralizada en la Dirección General de Planificación y Evaluación, de la Consejería de Hacienda y Administración Pública.
La utilización más conocida de esta información es para la conformación de las "tripletas" que definen el destino de las facturas electrónicas y para la identificación de las remisiones al Tablón Edictal Único del BOE.

Dirección electrónica
Identificador de un equipo o sistema electrónico desde el que se provee de información o servicios en Internet.

Dirección electrónica habilitada
Dirección electrónica cuya Administración titular ha habilitado como medio para que sus órganos administrativos realicen la práctica de la notificación por medios electrónicos a la ciudadanía en los procedimientos de su competencia, mediante la puesta a disposición de las notificaciones a través de esta dirección electrónica.
Mediante la dirección electrónica habilitada la ciudadanía dispone de una dirección electrónica para la recepción de las notificaciones administrativas por vía telemática que practique la Administración titular de la dirección.
Asociado a la dirección electrónica habilitada las personas dispondrán de un buzón electrónico en el que recibirán las notificaciones electrónicas. Por extensión a dicho buzón electrónico también se le conoce como dirección electrónica habilitada.
En el caso de la Administración de la Junta de Andalucía la dirección electrónica habilitada es http:/www.andaluciajunta.es/notificaciones

Documento electrónico
Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
En el Esquema Nacional de Interoperabilidad no se establecen previsiones con respecto a la forma de implementación a nivel interno de los documentos electrónicos. Sólo en el caso en que un documento electrónico intervenga en un proceso de intercambio, la implementación de sus metadatos, junto al resto de sus componentes, se deberá realizar según la estructura y condiciones de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico.

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E

ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad)
Regulado por el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, comprende los criterios y recomendaciones de interoperabilidad, normalización y conservación de la información, de los formatos y de las aplicaciones que deberán ser tenidos en cuenta por las Administraciones públicas para asegurar un adecuado nivel de interoperabilidad de los datos, informaciones y servicios que gestionen en el ejercicio de sus competencias y para evitar la discriminación a la ciudadanía por razón de su elección tecnológica. Ha sido desarrollado mediante las Normas Técnicas de Interoperabilidad, entre las cuales destacan la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico y la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico.

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F

Factura electrónica
Documento electrónico con el formato estructurado definido en el estándar Facturae versión 3.2.x y expedido de acuerdo con el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Firmante
La persona física que crea una firma electrónica. En el caso de actuación administrativa automatizada, el órgano, organismo o entidad titular del sello electrónico utilizado como sistema de firma.

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G

H

HCV (Herramienta Centralizada de Verificación)
Herramienta informática implantada en la Consejería de Hacienda y Administración Pública que supone el instrumento tecnológico de referencia para la interoperabilidad de los documentos electrónicos en la Junta de Andalucía.
El propósito inicial de esta herramienta es homogeneizar, racionalizar y unificar la práctica de la verificación, mediante un código generado electrónicamente, de documentos firmados electrónicamente en la Administración de la Junta de Andalucía, para el contraste de su autenticidad y la comprobación de su integridad.
Posteriormente se han incorporado a la herramienta funcionalidades para la interoperabilidad de documentos electrónicos y expedientes entre los repositorios y sistemas integrados con la herramienta que actúa así como intermediario “broker” para facilitar la interoperabilidad de manera estandarizada entre sistemas y repositorios de la Junta de Andalucía a partir de los códigos seguros de verificación de los documentos y expedientes.
También dispone de una funcionalidad para validar firmas electrónicas y una funcionalidad básica de visor de documentos y expedientes electrónicos conformados de acuerdo con la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico y la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico.

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I

Imagen electrónica
Resultado de aplicar un proceso de digitalización a un documento.

Indice electrónico
El índice de un expediente electrónico recoge el conjunto de documentos electrónicos asociados al expediente en un momento dado y, si es el caso, su disposición en carpetas o expedientes. Garantiza la integridad del expediente electrónico y debe permitir su recuperación siempre que sea preciso.
El índice autenticado es el medio por el cual se lleva a cabo el foliado de un expediente electrónico para su remisión en virtud de una norma. La autenticación del índice garantiza la integridad e inmutabilidad del expediente electrónico generado desde el momento de su firma.
El Esquema Nacional de Interoperabilidad no establece ninguna consideración relativa al tratamiento o implementación del índice electrónico a nivel interno. En todo caso, se debe permitir la traslación de la información a la estructura definida en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico.

Interoperabilidad
Capacidad de los sistemas de información y de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos. Resulta necesaria para la cooperación, el desarrollo, la integración y la prestación de servicios por las Administraciones Públicas.

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J

K

L

M

Metadato
Dato que define y describe otros datos. Los metadatos asociados a los documentos y expedientes electrónicos sirven para identificarlos, autenticarlos y contextualizarlos, y del mismo modo a las personas, procesos y sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan.
Posibilitan la creación, gestión y uso de los documentos y expedientes electrónicos a lo largo del tiempo durante su ciclo de vida.
Constituyen un instrumento fundamental para la interoperabilidad en especial para la remisión de los documentos y expedientes a otras AA.PP. y al archivo electrónico único de los procedimientos finalizados.
La forma de implementación de los metadatos de los documentos y expedientes electrónicos para su tratamiento y gestión a nivel interno es en principio libre y, como tal, deberá ser diseñada en base a las necesidades, criterios y normativa específica aplicable.
Sólo en el caso en que los documentos o expedientes electrónicos intervengan en un proceso de intercambio, la implementación de los metadatos, junto al resto de sus componentes, deberá realizarse según la estructura y condiciones establecidas en la correspondiente Norma Técnica de Interoperabilidad.

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N

O

P

PAG (Punto de Acceso General)
Disponible en la dirección http://administracion.gob.es el Punto de Acceso General electrónico de la Administración funciona como un portal común para el acceso a los procedimientos y servicios así como diversa información organizativa y de diversa índole de las AA.PP. La publicación de contenidos, procedimientos y servicios de las Comunidades Autónomas en el PAG se está impulsando progresivamente mediante el establecimiento de condiciones adicionales para el acceso al FLA.

PEG (Presentación Electrónica General)
Funcionalidad disponible en el portal de la Consejería de Hacienda y Administración Pública que permite a la ciudadanía presentar una solicitud, escrito o comunicación dirigido a cualquier órgano de la Administración de la Junta de Andalucía. Se implantó en enero de 2010 para dar satisfacción al artículo 24.2.b) de la anterior Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

PEIT (Presentación Electrónica de Inicio de Trámite)
Funcionalidad disponible en el portal de la Consejería de Hacienda y Administración Pública que permite a la ciudadanía presentar un formulario o modelo normalizado de un procedimiento que no está implantado en la oficina virtual o funcionalidad similar de la Consejería o entidad responsable del procedimiento. Se implantó en enero de 2010 para dar satisfacción al artículo 24.2.a) de la anterior Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, en los procedimientos no telematizados por su Consejería o entidad responsable.

Plataforma de Intermediación de Datos
Plataforma tecnológica de la AGE que implanta la especificación técnica SCSP "Sustitución de Certificados en Soporte Papel" orientada al intercambio de datos entre Administraciones Públicas de forma electrónica y estandarizada. En esta Plataforma los órganos de la AGE ponen servicios de consulta de datos a disposición de las AA.PP. El acceso de la Junta de Andalucía a esta Plataforma y sus servicios es posible en virtud del Convenio de colaboración de 11 de mayo de 2016 entre la Administración General del Estado y la Comunidad Autónoma de Andalucía para la prestación mutua de soluciones básicas de administración electrónica. Esta Plataforma coexiste con un conjunto de plataformas tecnológicas específicas de diversos órganos de la AGE (AEAT, TGSS, Catastro, etc.) que igualmente están a disposición de las AA.PP. mediante otros instrumentos de ordenación administrativa.

Plataforma SCSP
Plataforma tecnológica de la Junta de Andalucía que implanta la especificación técnica SCSP en la cual están disponibles un importante conjunto de servicios de consulta de datos provistos tanto por órganos de la AGE como por órganos de la propia Junta de Andalucía, permitiendo eliminar la obligación de la ciudadanía de presentar documentación acreditativa de datos que obran en poder de  otras AA.PP. en el marco del artículo 28.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. Está integrada con la Plataforma de Intermediación de Datos de la AGE. Los sistemas de gestión electrónica de procedimientos administrativos deben integrarse con la Plataforma SCSP para la realización de las consultas de los servicios de datos que resulten de aplicación en cada procedimiento.

Política de gestión de documentos electrónicos
Orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos electrónicos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. En el BOJA núm. 149 de 04/08/2017 se publicó la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Junta de Andalucía y el Acuerdo del Consejo de Gobierno por el que se aprobó.

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Q

R

REA (Registro Electrónico de Apoderamientos)
Registro electrónico para dar satisfacción a lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, en el que se podrán dar de alta y gestionar apoderamientos de los reconocidos en este artículo. En el marco de la cooperación común para la atención a la ciudadanía y la racionalización de costes, la Junta de Andalucía se ha adherido al Sistema de Registro Electrónico de Apoderamientos de las Administraciones Públicas (@PODERA) utilizado en la Administración General del Estado y otras Comunidades Autónomas.

Repositorio electrónico
Archivo centralizado donde se almacenan y administran datos y documentos electrónicos, y sus metadatos.
Elemento nuclear en el Esquema es la creación de un repositorio electrónico, destinado a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos, complementario y equivalente en cuanto a su función al archivo convencional de oficina.
Se implementa mediante una aplicación específica para el almacenamiento fiable de los documentos electrónicos, p.e. un sistema de gestión de documentos o gestor documental.

RPA (Registro de Procedimientos Administrativos)
Registro con la información y formularios normalizados de los procedimientos y servicios de la Administración de la Junta de Andalucía. Cada Consejería gestiona la información en el Registro de sus procedimientos y servicios mediante una herramienta informática centralizada existente en la Consejería de Hacienda y Administración Pública. La información del catálogo de trámites que se publica a la ciudadanía se toma automáticamente de este Registro.

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S

Sello electrónico
Datos en formato electrónico anejos a otros datos en formato electrónico, o asociados de manera lógica con ellos, para garantizar el origen y la integridad de estos últimos.
Se basa en un certificado de sello electrónico expedido por un prestador de servicios de confianza que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica (en la Junta de Andalucía, la FNMT-RCM).
Como sistema de firma para la actuación administrativa automatizada en la Administración de la Junta de Andalucía se debe utilizar un sello electrónico específicamente emtido para ello por la FNMT-RCM no siendo válidos para ello los certificados de componente o de "sello de entidad" que expide este prestador.

SIA (Sistema de Información Administrativa)
Inventario de procedimientos y servicios de las Administraciones Públicas e instrumento básico para la interoperabilidad entre ellas. Todos los procedimientos y servicios de la Junta de Andalucía deben estar inscritos en el SIA. La información en el SIA de los procedimientos y servicios de la Junta de Andalucía se actualiza automáticamente a partir de la información en el Registro de Procedimientos Administrativos de la Junta de Andalucía. Los procedimientos y servicios del SIA están disponibles para la ciudadanía en el buscador de trámites del Punto de Acceso General (PAG)

SIR (Sistema de Interconexión de Registros)
Infraestructura tecnológica que permite el intercambio de asientos electrónicos de registro entre las AA.PP. de forma normalizada e interoperable, independientemente de la aplicación de registro utilizada. Permite eliminar el tránsito de papel entre las oficinas de registro de diferentes AA.PP. aumentando la eficiencia y eliminando los costes de manipulación y remisión del papel. El asiento de registro a intercambiar puede corresponder a documentación aportada en soporte papel por un ciudadano y digitalizada o a documentación electrónica generada en una unidad administrativa.

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T

U

V

VEA (Ventanilla Electrónica)
Sistema implantado en la Consejería de Hacienda y Administración Pública y en proceso de despliegue para facilitar la telematización, bajo un modelo de costes compartidos, de aquellos procedimientos iniciados por la ciudadanía para los cuales su Consejería o entidad responsable no ha implantado una funcionalidad telemática para ello en su propia Oficina Virtual. Opcionalmente se podrán utilizar sus posibilidades básicas de tramitación genérica o "tramitación tipo" en el caso de procedimientos de autorizaciones, acreditaciones e inscripciones registrales, en cuyo caso la ciudadanía podrá acceder en todo momento al estado de tramitación de sus expedientes y a los documentos contenidos en los mismos. También puede integrarse en proyectos concretos "a medida" con sistemas de tramitación propios de las Consejerías y entidades.

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W

w@ndA (Workflow en la Administración andaluza)
Proyecto de la Junta de Andalucía encaminado a la normalización de la definición y tramitación de expedientes en la Administración de la Junta de Andalucía. Un resultado del proyecto fue el denominado "Dominio Semántico" que estableció una terminología común y un modelo conceptual para la definición  tramitación de los procedimientos. En el marco de este proyecto y su Dominio Semántico se desarrollaron varios componentes informáticos como el motor de tramitación Trew@ de amplia utilización en la Junta de Andalucía.

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X

Y

Z

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